一文讲透PPT这门技术活儿

来源|老泡OG

写PPT是综合了思考、美学、演示的一门艺术活儿；想要从PPT新手变熟手、由PPT老炮进阶大牛？你需要掌握这些硬核技术。

阅读型PPT是将我们想表达的信息详细的呈现在幻灯片中，文字和内容会比较多；演讲型PPT只需把核心要点提炼出来即可，主要靠讲演者的解说演示。

收集观点：观点是否清晰？

比如聚美优品最开始定位女性化妆品团购，吸引了一大批爱美的女性忠实用户；随着业务扩张转型成多元电商平台后，反而让用户对聚美优品的认知变得模糊，业绩也出现断崖式的下跌。当然在转型当中聚美优品也涉及到产品质量的问题，这里就不细说了。

理顺逻辑：如何打动人？

乔布斯在推出Ipod的时候，他说的是”把1000首你喜爱的歌装到口袋里“；而这时候其它的MP3厂家却在强调产品的储存量有多少个G。哪种方式更高级更打动人，一眼见分晓。

（2）设计让PPT升华

这里的化繁为简包括：视觉设计的简化和内容设计的简洁。PPT里面一定要剔除不必要的部分，才能让重要的内容得以体现。

知乎上有一个热门话题”有没有一句话的恐怖故事“，其中最经典的一个高票答案是“我给大家简单的说两句”。

美感精致

下面两张图是简化美化前后的对比，很好的说明了”化繁为简“和”美感“的重要性。

（3）演绎决定PPT的高度

真实诚恳

幽默的桥段

气质和气场

创意收尾

首先要知道，一份完整PPT的结构

最新版本PPT默认尺寸是16：9，这样的尺寸符合人眼的习惯，大部分笔记本和电脑屏也适用这个尺寸。但如果是一些特殊场合，我们需要事先沟通确认投影屏的尺寸。

排版简约、风格统一

不要使用太花哨的颜色组合，同一页幻灯片的颜色最好不要超过三种，并合理使用看起来舒服的配色方案。

PPT的整体风格要统一，不能有些页面是商务风，而其它页面却是卡通风。

多用图片和图标

检查和定稿

相比制作完成后不符合要求去返工，不如写之前多一些沟通、多一些思考和准备。

普通人和高手之间的差距，很多时候并没有想象中那么遥不可及，可能就是几个核心思维的差别。制作PPT同样有一些非常重要的核心原则，包括认知层面、逻辑层面、沟通层面和设计层面。

一、认知层面的核心原则 

写PPT不是写作文

突出要点：每一页PPT最好只突出1-2个重要观点，让听众能够跟上思路。

归纳有层次：如果一页PPT里面的内容可以分为几个部分，一定要有层次的进行归纳和布局。

视觉形象化：尽量借助图片、图标和图标等可视化的方式来展示信息，可以让听众印象更加深刻。

更好的表达观点

阅读型的PPT，往往很难让读者精确的get到制作者的观点，因此需要制作者把想传达的信息完整的呈现出来，包括逻辑是否顺畅、思路是否清晰、观点是否明确也显得尤为重要。

演讲型的PPT，更多的是依赖演讲者的水平，PPT更多起到辅助的作用，因此制作者应该注意页面的简洁美观，只需要把重要信息展示在幻灯片上即可，同时可以做少量的动画让演讲变得更加生动。

考验复合型能力

同时在修炼PPT水平的过程中，我们切记要耐得住性子、稳扎稳打的锻炼基本功，不要急于求成幻想一口吃成个大胖子。只要能坚持每天花一点点时间来学习，就能够很明显感受到自己的进步。

二．逻辑层面的核心原则

三．沟通层面的核心原则

比如马自达的Slogan是：魅力科技。如果去农村做刷墙广告，你讲魅力科技估计没人会理解，不如刷上：开上马自达，马上就发达。

淘宝的口号大家耳熟能详：淘我喜欢。如果也做刷墙广告，就要刷上：吃穿住行用淘宝，价格便宜质量好。

烘托主体的展示方式

四．设计层面的核心原则

对齐：提升整体美感度

在设计PPT的时候，只要把文字、图片进行对齐，整个幻灯片的美感度会瞬间上升一个档次。通常来说，包含上下左右对齐、居中对齐、分散对齐等多种对齐方式。

以下两页幻灯片的排版对比，就能直观的感受到对齐产生的视觉效果。

聚拢：理清内容归属

聚拢之后比较容易分清一页幻灯片中所包含的内容版块，而不是看上去整页幻灯像黏在一起的整体，让人阅读起来感到困难。

对比：区分主次信息

每年能走上维密舞台的都是来自各国的顶级超模，她们都拥有超凡脱俗的气质和令人羡慕的大长腿；而那几位有资格戴上天使翅膀的超模，往往会获得最多的关注和话题，因为有了翅膀的对比让她们更容易被区分、更容易脱颖而出。

对比在文字排版中的应用有很多种，我们可以加粗字体营造粗细的对比；加大字体营造大小的对比；改变颜色营造色彩的对比。这样重点信息就可以被快速识别。

重复：制造统一感

好比去餐厅吃饭，一家餐厅的服务员身穿统一的工作服，而另一家餐厅的服务员却穿着各自的生活装，毫无疑问我们会更倾向于选择统一工作服的餐厅，因为统一感能给人留下更美、更整洁、更舒服的印象。

面对如此多操作功能，到底有哪些在制作时会被我们经常用到呢？

（1）幻灯片的基本操作

幻灯片浏览视图

幻灯片大小设置

（2）幻灯片母版设置 

（3）插入对象和素材

（4）素材快速对齐

自动对齐

对齐操作

（5）格式刷的使用

（6）蒙版的使用

蒙版可以大大提升设计感、做出高大上的PPT；当图片清晰度不够的时候，蒙版也可以起到遮蔽的作用。

（7）切换与动画的使用

幻灯片切换

动画效果

需要知道的是，当我们费尽心思做好一个动画之后，可以利用动画刷的功能，直接把这个动画运用在其他元素上，大量节省了制作的时间。

不用PS也能抠图和绘制不规则形状？

不用借助对齐功能也能智能对齐？

不用知道色号也能快速提取颜色？

没错！这些都可以利用PPT来直接实现！以下这些功能让设计实现更多可能，在效率上也有了质的提升。

取色器

同时颜色提取完一次之后，颜色板上会保留最近使用过的颜色，接下来就可以直接使用了，是不是觉得非常方便。

TIPS：如果用的是老版本office没有取色器，也是有办法可想的——使用QQ截图，在截图时只要把鼠标箭头移到色块上，就会显示该色块的RGB值，然后在PPT颜色填充中输入RGB值，完成颜色的提取。

编辑顶点

光知道这个功能当然是远远不够的，还需要花时间去操练才能真正的熟练运用，手绘出各式各样的不规则图形。

删除背景

使用删除背景功能时，软件会初步智能识别出所要删除的部分，然后利用“要保留的区域”和“要删除的区域”两个功能，对图片的删除和保留部分进一步的选择，最终达到抠图的效果。具体的操作路径为“选中图片——格式——删除背景”。

演示者视图

在接了投影仪的情况下，观众在投影屏上只能看到幻灯片的内容，而无法看到备注的信息，这个对于演讲者来说是非常有利的。

TIPS：幻灯片播放的同时，还可以右键打开指针功能来引导听众的视觉，帮助听众跟上演讲者的思路和进度。

布尔运算

布尔运算在PPT中名为形状组合，操作路径为“选中对象——格式——形状组合”，包括了联合、组合、拆分、相交、剪除这五项功能，常见作用对象为形状、图片、文本这三者之间的两两组合。

• 联合：多个对象联合成新的对象，经常用于做新形状。

• 组合：多个对象重叠的部分被减除，也主要用来做新形状。
• 拆分：每个对象里分离的部分被拆成单独的形状，用来做文字创意比较多。
• 相交：多个对象重叠的部分被保留，常用来做文字纹理填充和异型裁剪。
• 减除：先选的对象中减除掉与后选对象重叠的部分，可用在给图片中减除字。

布尔运算的规则：选择多个对象时候的先后顺序，会对布尔运算的结果产生影响，运算后保留的是先选择的对象的格式（填充色，轮廓色，效果等）。

PPT分节

具体的操作路径是“幻灯片浏览——右键新增节——节命名”。在制作页数比较多的PPT时，比较推荐大家使用分节的功能。

基础设置是一件操作简单，也没有技术难度的事情，那为什么仍值得去研究和重视呢？因为难度低和是否知道是两码事，况且知道了也不一定会用，会用也不一定能用的好。

这里介绍六种设置，解答下列三个问题：

哪些基础设置是我们必须知道的？

这些设置对我们有哪些实质性的帮助？

如何用好和用对这些基础设置？

（1）参考线协助排版

PPT的设计非常讲究素材上下左右的对称排布，打开参考线后，可以分辨出素材的排布是否对称，并借助参考线调整到正确的位置。针对相邻的两页幻灯片，如果存在同样属性的素材，也可以借助参考线，把相同属性的素材排在两页幻灯片中的相同位置；这样做的好处是，在演示切换幻灯片时，观众不会产生视觉上的跳跃感。

（2）撤销次数，添加后悔药

如果碰到这两种情形还有办法挽救吗？答案是“NO！只能重做！“

But，我们可以提前做好预防，就是自定义撤销次数，估计很多人都不知道这个功能的存在。设置撤销次数的路径“文件——选项——高级——最多可取消次数”，最高可设置撤销150次，相信绝对够用了。

（3）界面颜色，拥有个性化界面

修改界面颜色的路径“文件——选项——常规——office主题”，最新版提供了彩色、白色和灰色三种界面颜色供选择，大家可以根据自身的喜好和需求，设置个性化的界面。

（4）快速访问工具栏，减少二次操作

（5）保存设置，另存为多种格式

• 存为“PowerPoint 97-2003演示文稿”，是一种兼容模式，文件可以使用任何的PPT版本打开。
• PDF格式用到的场合也很多，通常发给别人的文件最好保存为PDF，首先可以避免对方拷贝或修改文件中的内容；

  其次用手机浏览PPT经常会出现内容变形的情况，而手机浏览PDF就不会变形。

• 也可以把PPT导出为“JPG和PNG”等图片格式，建议大家选用PNG格式，导出的PNG相比JPG清晰度会更高。
• 还有一种只能看不能更改的格式“PowerPoint图片演示文稿”，这种格式会让幻灯片变成一张张图片，可以满足只想让别人看，不想让别人改的小心思。

（6）预览图模式，帮助分辨文件

我们可以通过路径“文件——属性——高级属性——摘要——勾选保存预览图片”来进行设置，设置好的 PPT文件在未打开状态下将显示封面预览图。

因此想帮助大家梳理清楚，什么样的场合分别适合什么样的PPT。通常来说根据幻灯片”读““看““听“比重的不同，可以分为两种类型：阅读型（读为主）和演讲型（听为主，看辅助）。

本文会从两类PPT的“定义、承担作用、应用场合、设计特点、以及制作注意事项“这五个维度，对演讲型PPT和阅读型PPT分别进行详情的解读，帮助大家理清概念、在实操中正确应用。 

（1）阅读型PPT

这类风格的PPT主要的应用场景非常多，包括：课件讲义、员工培训、公司介绍、营销策划案、行业报告、工作总结等等。

不难看出，阅读型PPT仍是以文字这种抽象符号为主要的信息载体，但是又比Word文本的传播效率更加高效。因此制作阅读型PPT的时候，需要在这些方面做出努力：

• 每页幻灯片只表达1-2个观点或事实
• 尽量使用简练、精准、通俗易懂的文字来阐述观点
• 文字排版等级鲜明，让核心词和关键词一目了然
• 比较讲究幻灯片的视觉设计感，以增强阅读趣味性
• 做好母版设计，保持每页幻灯片的统一性、节省时间

（2）演讲型PPT

跟阅读型PPT不同，演讲型PPT通常会这些场景中用到：个人分享、产品发布会、公众演讲、市场宣传等

• 根据演讲者的思维习惯梳理整体逻辑
• 设计讲究画面素材与演讲者的互动
• 保证使用的图片、素材与主题的契合度
• 选择逼真、清晰和有视觉冲击力的素材
• 根据演示环境设计PPT风格和颜色
• 画面不要爱酷炫，以免喧宾夺主

愿你成为那个办公室里被羡慕的PPT高手。